NEN 4400-1 is een norm voor in Nederland gevestigde ondernemingen die arbeid ter beschikking stellen of werk aannemen.
De norm helpt beoordelen of een organisatie verplichtingen rond arbeid, administratie en afdrachten aantoonbaar beheerst.
U komt NEN 4400-1 meestal tegen omdat een opdrachtgever, klant of ketenpartner wil weten of uw organisatie haar processen op orde heeft. Dan gaat het niet alleen om documenten. Het gaat vooral om de vraag of administratie, afspraken en praktijk logisch op elkaar aansluiten.
Wilt u weten wat NEN 4400-1 voor uw organisatie betekent? Swicon helpt u de vraag scherp te krijgen en de juiste vervolgstap te bepalen.
NEN 4400-1 is geen keurmerk. Het is een normenkader.
De norm beschrijft waarnaar wordt gekeken bij organisaties die arbeid inzetten, beschikbaar stellen of werk aannemen. De kern is eenvoudig: uw organisatie moet kunnen laten zien dat verplichtingen rond arbeid goed zijn ingericht.
Dat begint bij administratie, maar stopt daar niet. Wat op papier staat, moet passen bij wat er in de praktijk gebeurt.
Daarom kijkt NEN 4400-1 niet naar één los formulier of één documentmap. De norm kijkt naar de samenhang tussen dossiers, processen, loonverwerking, afdrachten en verantwoordelijkheden.
Waar kijkt NEN 4400-1 naar?
Bij NEN 4400-1 draait het om controleerbare vastlegging en uitvoering. De norm kijkt in hoofdlijnen naar deze onderdelen:
Administratie Zijn gegevens, dossiers en processen volledig, actueel en terug te vinden?
Arbeid Is duidelijk wie werkzaamheden verricht, onder welke afspraken en in welke constructie?
Loonadministratie Sluiten uren, beloning, loonstroken en verwerking logisch op elkaar aan?
Afdrachten Zijn loonheffingen, omzetbelasting en andere relevante verplichtingen aantoonbaar beheerst?
Identiteit Zijn identiteitsgegevens en personeelsgegevens correct gecontroleerd en vastgelegd?
Recht om in Nederland te werken Is duidelijk of arbeidskrachten in Nederland mogen werken?
Ketenbeheersing Zijn risico’s bij inlenen, doorlenen, aanneming of onderaanneming inzichtelijk?
De rode lijn is steeds dezelfde: uw organisatie moet kunnen laten zien dat de administratie klopt, dat processen worden gevolgd en dat de praktijk daarmee overeenkomt.
Voor wie is NEN 4400-1 vooral relevant?
NEN 4400-1 is vooral relevant voor organisaties die arbeid ter beschikking stellen, personeel inzetten bij opdrachtgevers of werk aannemen.
Denk bijvoorbeeld aan:
uitzendbureaus;
detacheringsbureaus;
payrollbedrijven;
intermediairs;
aannemers;
onderaannemers.
Ook opdrachtgevers, inleners en hoofdaannemers krijgen met NEN 4400-1 te maken. Zij gebruiken de norm vaak om beter te begrijpen wat een leverancier of ketenpartner moet kunnen aantonen.
De precieze aandachtspunten verschillen per rol. Een uitzendbureau kijkt meestal anders naar NEN 4400-1 dan een aannemer of opdrachtgever.
