Interne audits op de juiste manier uitvoeren
De interne audit is een managementtool om kansen en risico’s boven tafel te krijgen en verbeteringen te signaleren. Het uitvoeren van interne audits heeft een aantal functies: het voornaamste is dat je kunt vaststellen of de doelstellingen voor het managementsysteem worden bereikt en of afspraken en beleid dus worden nagekomen. Je kunt toetsen of het managementsysteem voldoet aan de eigen opgelegde eisen. En op naleving van externe (opgelegde) eisen, zoals in normen en standaarden. Een ander belangrijk doel van de interne audit is te achterhalen of werkzaamheden efficienter kunnen worden uitgevoerd.
Wanneer bepaalde zaken je opvallen aan de werkwijzen of procedures binnen je bedrijf, rapporteer je dit aan het lijnmanagement. Wanneer processen niet verlopen zoals verwacht kunnen ze namelijk een risico vormen voor het milieu, de kwaliteit van producten of diensten. De hoogst leidinggevende kan de lijnmanager in kwestie vervolgens opdragen om verbeteringen door te voeren.
Over het algemeen organiseert de KAM-verantwoordelijke de interne audits en voert deze uit, eventueel aangevuld door een team van geselecteerde mensen in de organisatie (een intern auditteam). Het is voornaam dat het team geen belang heeft bij de resultaten van de audit. Oftewel, dat leden van het interne auditteam geen processen beoordelen waar ze zelf verantwoordelijk voor zijn. Zo voorkom je niet alleen belangenverstrengeling, maar zorg je er ook voor dat er representatieve informatie uit de interne audit komt.
Het is belangrijk dat je interne audits op een systematische, onafhankelijke manier uitvoert: op basis van het beleid, de doelstellingen en de visie van de organisatie. Wanneer je erin slaagt processen in de organisatie te verbeteren draagt het systeem écht bij aan de doelen die door jouw management en directie zijn bepaald.
In de NEN-EN 19011 staan richtlijnen en handvatten om interne audits binnen uw organisatie beter te kunnen organiseren.
